Oot ehkä kuullut termit automaatio, työnkulku, tekoälyautomaatio ja AI-agentti — ja miettinyt, mitä ne oikeasti tarkoittavat ja miten ne eroavat toisistaan. Tässä oppaassa käydään ne läpi yhdellä konkreettisella esimerkillä: otetaan yksi yhteydenottolomake ja rakennetaan sen käsittely viidessä kasvavassa tasossa.

Käytän kahta työkalua. Tally on lomaketyökalu, jonka ilmainen versio riittää pitkälle. Make.com on se, jolla automaatiot, työnkulut ja agentit rakennetaan. Molemmista pääsee alkuun ilmaiseksi — kaikki tässä oppaassa onnistuu ilmaisversioilla.

Taso 1: Automaatio

Yksinkertaisin taso. Lomakkeeseen tulee uusi vastaus, ja Make lähettää sähköpostin siihen osoitteeseen, joka lomakkeella kysyttiin. Viestiin voi poimia vaikka vastaajan nimen.

Automaatio tekee aina täsmälleen saman asian. Vähän kuin valokatkaisija: painat päälle, valo syttyy. Ei yllätyksiä, vain se mitä määrittelit. Tulos on automaattinen kiitosviesti, joka lähtee heti.

Automaatio tekee aina täsmälleen saman asian — vähän kuin valokatkaisija.

Taso 2: Tekoälyautomaatio

Sama runko kuin edellä: lomake sisään, sähköposti ulos. Väliin lisätään vain tekoäly. Tässä käytin Google Geminiä, mutta ChatGPT tai Claude toimii samalla idealla.

Tekoälylle annetaan ohje: olet avustaja tälle palvelulle, kerro palveluista, äläkä keksi mitään — jos et tiedä, sano se rehellisesti. Tekoäly tuottaa vastauksen, se muutetaan markdownista sähköpostiksi, ja asiakas saa viestin, joka oikeasti vastaa hänen kysymykseensä.

Tärkeä yksityiskohta: kerro viestissä, että vastaa tekoälyavustaja ja että ihminen palaa asiaan. Näin asiakas tietää, kenen kanssa juttelee.

Taso 3: Työnkulku

Työnkulussa (workflow) mukaan tulee haaroja: jos näin, tee näin. Lisäsin lomakkeeseen yhden kysymyksen — onko viesti kiireellinen? Jos on, Make lähettää push-ilmoituksen puhelimeeni. Sen jälkeen haarat yhdistyvät takaisin samaan sähköpostiin.

Tämä on tahallaan yksinkertainen esimerkki, mutta työnkulku voi jatkua pitkälle: tiedot CRM:ään, rivi Google Sheetsiin, viesti tiimille. Mitä ikinä tarvitset.

Taso 4: Tekoälytyönkulku

Entä jos asiakkaalta ei tarvitsisi kysyä, onko viesti kiireellinen? Lisätään työnkulkuun tekoälypalikka, jolle annetaan tarkka ohje: olet kiireellisyysanalysoija, palauta vain ”kiire” tai ”ei kiire”, ei mitään muuta. Tekoäly päättelee kiireellisyyden suoraan viestistä.

Sama haara kuin ennen — kiireestä lähtee push-ilmoitus — mutta nyt arvio syntyy itsestään. Et joudu päivittämään lomakkeita etkä vaatimaan asiakkaalta ylimääräistä. Saman tempun voi toistaa muuallakin työnkulussa.

Sen sijaan että kysyt asiakkaalta onko viesti kiireellinen, tekoäly voi päätellä sen itse.

Taso 5: AI-agentti

Viimeinen taso. Make.comissa on oma AI-agentti-moduuli, joka eroaa selvästi tavallisesta tekoälypalikasta. Agentille ei kerrota tarkkaa askelmerkkiä, vaan tavoite ja joukko työkaluja — ja se päättää itse, miten tavoitteeseen pääsee.

Mallin saa valita: Maken oma ilmainen malli tai oma ChatGPT, Claude tai Gemini. Tässä käytin Gemini 2.5 Flashia. Agentille annetaan ohjeistus (kuka olet, mitä palveluita tarjotaan) ja työkalut: pääsy kalenteriin katsomaan vapaita aikoja arkisin klo 8.30–16, ja mahdollisuus lähettää push-ilmoitus. Mukaan voi liittää myös tiedostoja, kuten hinnaston tai esitteen, joista agentti hakee tietoa tarvittaessa.

Muista kertoa agentille nykyinen aika

Tekoälymallit on koulutettu johonkin menneeseen hetkeen asti, joten ne eivät tiedä, mikä päivä tänään on. Anna agentille nykyinen aika ja aikavyöhyke (esim. Helsinki) ja kerro, että uusi viikko alkaa maanantaista. Muuten vapaiden aikojen ehdottaminen menee helposti pieleen.

Testaa juttelemalla

Agentin kanssa voi keskustella suoraan rakennusvaiheessa ja katsoa, käyttääkö se työkaluja oikein. Kun lähetin testiviestin (”paljonko palvelut maksavat, milloin voisimme aloittaa, olisi kiire”), agentti katsoi kalenterista vapaat ajat, listasi ne, pyysi valitsemaan sopivan ja allekirjoitti viestin tekoälyavustajana — ja muistutti, että seuraavaksi vastaa ihminen.

Agentille ei kerrota mitä tehdä. Sille kerrotaan mihin pyrkiä — ja se päättää loput itse.

Yhteenveto: viisi tasoa

Sama lomake, viisi tasoa: automaatio tekee aina saman asian, tekoälyautomaatio tuo älyn yhteen vaiheeseen, työnkulku lisää haarat, tekoälytyönkulku antaa tekoälyn tehdä päätöksiä matkan varrella, ja AI-agentti hoitaa koko homman tavoitteen ja työkalujen avulla.

Aloita yksinkertaisesta ja lisää älyä sitä mukaa kun tarve kasvaa. Hyvillä työkaluilla pääsee yllättävän pitkälle ilman koodia.

Jos haluat tällaisen agentin valmiina omaan yritykseesi — tai rakentaa sen yhdessä niin että osaatte jatkaa itse — me autamme molemmilla tavoilla. Voit myös käydä testaamassa: jätä viesti aigentin lomakkeella, niin näet, mikä versio näistä on siellä juuri nyt päällä.